Automatisering GGz Groningen/Lentis

• 1997 – De praktische invulling van GGz Groningen wordt voor de Automatisering een feit. Samen met de Automatiseringsafdelingen van de RIAGG en Groot Bronswijk wordt er één afdeling Automatisering in het leven geroepen, gevestigd in Zuidlaren in de voormalige slagerij. De voormalig RIAGG manager van het Centraal Bureau wordt Hoofd Automatisering, De eerdere hoofden Automatisering worden Coördinator met verschillende aandachtsgebieden binnen de Automatisering. De afdeling bestaat in totaal uit 12 personen.
• 1998 – Dit jaar wordt, naast het verhelpen van alle storingen en vervangen van verouderde PC’s en printers, vooral besteedt om de culturele verschillen tussen de medewerkers te beslechten. Speciale aandacht wordt besteedt aan het opzetten en inrichten van de Helpdesk.
• 1999 –  De afdeling wordt zonder voorafgaande waarschuwing ingekrompen tot 8 personen, maar wel met dezelfde hoeveelheid werk. Start allerhande activiteiten om voorbereid te zijn op mogelijke “millennium problemen” (PC’s vervangen en nieuwe versies van software installeren). Hoofd Automatisering wordt overgeplaatst in een andere functie, één van de coördinatoren wordt nu Hoofd Automatisering, een tweede coördinator (ex-RIAGG) krijgt ook een andere functie elders in de organisatie. Telefonie wordt overgeheveld van Facilitair Bedrijf naar Automatisering.
• 2000 – Geen millennium problemen geconstateerd. Het nieuwe hoofd Automatisering vertrekt binnen een jaar. De laatste coördinator wordt interim hoofd Automatisering. Naam van de afdeling wordt afdeling Informatie en Communicatie Technologie (ICT).
• 2002 – De afdeling ICT wordt de Dienst ICT met een eigen directeur en secretaresse. Naast Helpdesk en Systeembeheer, komen er ook nieuwe teams: Projecten, Informatiemanagement en Beleid/Financiën. Het belang van ICT m.n. voor de zorg wordt steeds duidelijker en stelt ook andere eisen dan de puur administratieve invulling van hiervoor.
• 2005/2006 – Door een verschil in inzicht tussen de directeur ICT en de Raad van Bestuur, moet de directeur het veld ruimen. Een lid van de RvB neemt tijdelijk de honneurs waar.
• 2007 – Besloten is om de organisatie meer een eigen naam te geven i.p.v. GGz (provincie), Stichting Lentis Maatschappelijke Onderneming is de nieuwe naam. Alle zorgonderdelen krijgen, na een reorganisatie, ook nieuwe namen. De Dienst ICT wordt weer een afdeling ICT onder de Dienst Financiën en Informatie en een nieuw afdelingshoofd wordt aangetrokken.
• 2008 – Lentis gaat fuseren met de Professor Heymansstichting uit Groningen. De Automatiseringsmedewerker van de Heymansstichting is niet meegegaan met de fusie. De Automatisering is i.s.m. een extern bedrijf uiteindelijk opgenomen binnen de afdeling ICT van Lentis. Het nieuwe afdelingshoofd kan onder de nieuwe directeur niet aarden en vertrekt. De dagelijkse leiding wordt door de afzonderlijke teamleiders gezamenlijk opgepakt.
• 2009 – Eén van de teamleiders (Eppe Wolfis) wordt hoofd van de afdeling ICT gemaakt.
• 2010 – Vanaf nu aandacht vooral gericht op: 24 x 7 beschikbaarheid apparatuur, toegangsbeveiliging (hackers), ondersteuning gebruikers, instandhouding apparatuur en verbindingen (netwerk).
• 2020:
  • Sinds geruime tijd is Automatisering en ICT een onlosmakelijk onderdeel van de bedrijfsvoering en zorgverlening bij Lentis.
  • ICT staat sinds 2009 vooral in het teken van schaalvergroting en uitbreiding van het aantal toepassingen en ondersteuning bij de zorgverlening.
  • Bijvoorbeeld is het aantal locaties en vestigingen enorm toegenomen vanaf 2009.
  • Psy-Q vestigingen in Hilversum, Enschede, Apeldoorn, Arnhem en Zwolle, vestigingen van Jonx in Emmen, Hoogeveen en Drachten. Daarnaast is er ook in de regio sprake van de toename van het aantal vestigingen (0.a. Beschermd wonen en  Fact). Denk daarbij aan de locaties Veendam, Hoogezand, Uithuizen, Winschoten, Delfzijl en diverse adressen in de stad Groningen.
  • Sinds 2009 is ook het aantal werkplekken, laptopgebruikers en tablet PC’s enorm toegenomen, daarmee gepaard gaande is ook het aantal mobiele telefoons enorm gestegen. Ook het aantal applicaties dat nu decentraal beschikbaar is heeft zich enorm uitgebreid, en momenteel worden nagenoeg alle applicaties en programma’s decentraal aangeboden. De bekendste voorbeelden hiervan zijn de patientregistratiesystemen (Psygis / Quarant), dienstroosterplanning (Harmonie), Personeelsregstratiesystemen (Raet/YouForce), Financiële systemen (Exact), inkoop- en bestelsystemen (AXI) en natuurlijk de email en agenda (Groupwise).
  • Ook is sinds 2009 het gebruik en de beschikking van Internet belangrijker geworden. In eerste instantie was het voldoende om internet, voor zowel medewerkers als ook voor de bewoners , op de werkplek / PC ter beschikking te stellen. Vooral de laatste jaren is de beschikbaarheid van WiFi op de meeste locaties van Lentis een must geworden. Dit is deels het gevolg van de mogelijkheid om gebruik te kunnen maken van de zogenaamde “mobiele werkplek”. Middels mobiel werken is het namelijk mogelijk om, overal waar een internet verbinding voorhanden is, in te loggen op de Lentis netwerk omgeving. Hiervoor zijn er over de diverse locatie al circa 700 WiFi accesspoints geïnstalleerd en deze worden vanuit de centrale ICT afdeling beheerd.
  • Ook een gevolg van de toename van het aantal lokaties is de daarmee gepaard gaande uitbreiding van het Lentis netwerk. Tussen Zuidlaren en nagenoeg alle Lentis locaties is er sprake van een datanetwerk via het glasvezelnetwerk van KPN. KPN was hiervoor tot twee jaar geleden de aangewezen leverancier. Maar door verandering op de datanetwerk markt heeft KPN geduchte concurrenten gekregen, en heeft Lentis zich hier ook op georiënteerd. Dit heeft er in 20171 toe geleid dat de contracten met KPN zijn beëindigd en dat Lentis een andere partij, genaamd Beesmart, hiervoor heeft gecontracteerd. Deze verandering heeft naast een sneller netwerk ook vooral een financiële besparing tot gevolg gehad.
  • De schaalvergroting m.b.t. het aantal locaties, gebruikers, werkplekken en applicaties heeft ook tot gevolg gehad dat de centrale ICT omgeving ook fors is toegenomen. In het verleden werd het netwerk aangestuurd door een beperkt aantal servers. Gaandeweg is het aantal servers, meestal met een bepaalde taak, ook sterk toegenomen. En een ontwikkeling dat hier eveneens mee te maken heeft is de toename van de data (opslag van gegevens). Er wordt de laatste steeds meer data opgeslagen.
  • Omdat het belang van de digitale gegevens steeds groter wordt en ook de hoeveelheid opgeslagen data maarr blijft groeien, is er steeds meer aandacht voor de beschikbaarheid en beveiliging van de gegevens. Speciaal daarvoor is het gebouw E75, dat oorspronkelijk dienst deed als (KPN-)telefooncentrale voor het Dennenoord terrein, omgetoverd tot een echt datacenter. Het gebouw is voorzien van:
  • • Toegangscontrole
    • Speciale computerruimte
    • Brand- en in braakdetectie
    • Volledig automatisch brandblussysteem
    • Gescheiden airco systeem
    • Noodstroomvoorziening (Noodstroom aggregaat dat het gehele gebouw van stroom kan voorzien b ij uitval van het publiek stroomnet)

Verder is er enige jaren geleden nog een zogenaamde “Uitwijkcontainer” ingericht. Dit is inderdaad een vrachtcontainer die helemaal is ingericht als een volwaardig datacenter. In deze container bevindt zich als het ware een kopie van alle Lentis applicaties en data. Mocht er een calamiteit plaatsvinden in E75, zorgt deze Uitwijkcontainer er voor dat de meeste applicaties en gegevens gewoon beschikbaar blijven. En bij een echt grote calamiteit op het Dennenoord terrein, waarbij ook de dataverbindingen naar de andere locaties zijn weggevallen, kan er zelfs worden besloten om de Uitwijkcontainer in z’n geheel op te pakken en te verplaatsen naar de Lentis vestiging aan de Hereweg 80 te Groningen. Hier wordt de container dan weer aangesloten op het netwerk en wordt er zo voor gezorgd dat de meeste applicaties en data weer beschikbaar zijn.

• • Een andere ontwikkeling de laatste jaren in de ICT is de zogenaamde “virtualisatie” van de werkplek. Dit betekent in het kort dat de gebruikte software en verwerking van data niet meer op de decentrale werkplek plaatsvinden, maar centraal in het data center. Het belangrijkste voordeel hiervan is dat het beheer grotendeels centraal kan plaatsvinden, de dataverbindingen minder belast worden en er minder eisen worden gesteld aan de decentrale apparatuur.
  • Ook is er de laatste jaren steeds meer aandacht besteed aan de beveiliging van de opgeslagen gegevens tegen invloeden van buitenaf. Ook in het kader van de aangescherpte privacywetgeving is dit steeds belangrijker geworden. De afdeling ICT heeft hiervoor een aantal hulpmiddelen ter beschikking.
    • De Firewall.
      Lentis heeft in samenwerking met de leverancier On-2-It een firewall geïnstalleerd en ingericht die er voor moet zorgen dat er vanuit het Internet geen ongeoorloofde toegang tot het Lentis netwerk en de daarop opgeslagen data kan worden verkregen.
    • Clearpass (Netwerk Acces Controle) Met deze tooling kan worden voorkomen dat men met ongeoorloofde of niet bekende apparatuur verbinding kan maken met dat deel van het Lentis netwerk waar de belangrijkste gegevens zijn opgeslagen. Men kan wel een apparaat aansluiten op het netwerk, en Clearpass bepaalt dan waar het apparaat verbinding mee mag maken. Is dat niet gedefinieerd in Cearpaas, zal in de meeste gevallen alléén maar verbinding naar het Internet mogelijk zijn.
  • Een andere ontwikkeling van vooral de laatste jaren is de domotica. Mede door de bezuinigingen de laatste jaren is men op zoek gegaan naar middelen en toepassingen die zorgondersteuning kunnen bieden. Om “handjes aan het bed” te kunnen compenseren maakt men gaande weg steeds meer gebruik van de zogenaamde domotica. Domotica biedt vooral ondersteuning op het gebied van signalering. Wat doet de bewoner, waar is de bewoner, etc. Domotica wordt vooral toegepast op de Dignis locaties maar ook in de Psychiatrie wordt domotica steeds meer toegepast.
  • Telefonie: ook op het gebied van telefonie is er de laatste jaren nogal wat veranderd. Telefonie was tot voor kort ook een KPN aangelegenheid, maar ook op deze markt heeft zich het een en ander ontwikkeld en heeft KPN er een behoorlijk aantal concurrenten bij gekregen. Binnen Lentis werd er de laatste jaren gebruik gemaakt van een diversiteit aan telefooncentrales en toestellen. Dit was mede een gevolg van de fusies en samenwerkingen met bijvoorbeeld de RIAGG/RIBW, Psychiatrisch Ziekenhuis Wagenborgen en de prof. Heymansstichting. Twee jaar geleden is er een start gemaakt om een uniforme en transparante telefonie omgeving in te richten. Naast de fysieke vervanging heeft er tegelijkertijd ook een inventarisatie van alle telefoonlijnen en abonnementen plaatsgevonden. Deze inventarisatie heeft er toe geleid dat er enkele honderden lijnen en abonnementen konden worden opgezegd en sommige lijnen konden worden gecentraliseerd. Kortom alleen al hierop werd er een behoorlijke financiële bezuiniging gerealiseerd. Voor de vervanging van de telefooncentrale en toestellen is er gekozen voor Mitel als leverancier. Bellen vindt nu plaats via het netwerk van Lentis en het beheer vindt nu deels plaats door de ICT afdeling van Lentis en voor de complexere oplossing en ondersteuning is Beesmart uit Nijverdal de leverancier. Dit heeft wel tot gevolg dat de beschikbaarheid van het netwerk nóg belangrijker is geworden!! In de oorspronkelijke telefonie oplossing kon je gewoon blijven bellen, ook had je geen netwerk ter beschikking.In de nieuwe telefonie omgeving is de aanwezigheid van een netwerk verbinding een voorwaarde.
  • Noodstroomvoorziening: mede ten gevolge van bovenstaande, maar ook de toename van de domotica toepassingen en de maar steeds groeiende digitalisering van de werkzaamheden is beschikbaarheid van de ICT omgeving alleen maar belangrijker geworden. Daarom is de afdeling ICT, vooral de laatste jaren, bezig om op de meeste locaties noodstroomvoorziening (zogenaamde UPS-en), in te richten. Deze UPS-en zorgen er voor dat bij stroomuitval het Lentis netwerk op de betreffende locatie nog gedurende enige tijd (streeftijd is ca. 60 minuten) beschikbaar blijft. In ieder geval blijven de telefoons, de Wifi omgeving en in de meeste gevallen de domotica apparatuur operationeel. In sommige gevallen is zelfs gekozen voor een volledige noodstroomvoorziening. Bij een stroomuitval zorgt dan een noodstroomaggregaat (=NSA) voor de stroomvoorziening van het gehele gebouw, en dus niet alleen voor de ICT apparatuur. Dit is o.a. het geval bij  het Heijmanscentrum, Eikenstein/Cederborg, E75 datacenter, en de Uitwijkcontainer. Sinds 1 november jl. is er op het terrein zelfs een NSA beschikbaar die de stroomvoorziening voor een groot deel van het Lentis terrein voor z’n rekening kan nemen..
  • Tot slot. Daar waar de afdeling ICT in het verleden vaak reageerde op incidenten en storingen achteraf, is de focus de laatste jaren steeds meer gericht op preventief beheer en monitoring van de systemen. Middels zogenaamde OBA’s (Operationeel Beheerf Activiteiten) wordt veel aandacht besteed aan periodiek en preventief onderhoud. Ook de functie van de ICT-Helpdesk is in de loop der jaren steeds belangrijker geworden. ER wordt druk gewerkt aan de inrichting van een FAQ-database (Frequently Asked Questions). Hiermee kan de gebruiker hopelijk vaker en sneller zelf storingen kunnen oplossen of beschrijven.

(Bron: Wim Meininger & Gerrit Wesseling)